О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ В ГОСАРХИВЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ В ГОСАРХИВЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Письмо Росархива России от 16.08.95 N 9/827-П

Государственная архивная служба России в 1994 г. провела анализ организации, отбора и передачи в государственные архивы научно-технической документации, образующейся в деятельности научно-исследовательских, проектно-конструкторских, других организаций и входящей в состав Архивного фонда Российской Федерации. В этой области выявлены серьезные недостатки, которые не только препятствуют эффективному использованию документов, но и могут нанести невосполнимый ущерб научно-техническому и культурному потенциалу страны. По состоянию на 01.01.95 г. в 3433 научно-исследовательских, проектно-конструкторских и других организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, сконцентрировано более 135,4 млн. единиц хранения за период с 1918 г. по настоящее время включительно. Однако, половина организаций государственного сектора экономики фактически прекратила работу по отбору и передаче научно-технической документации в государственные архивы, особенно организации, относящиеся к федеральной собственности. Плохо выполняется работа по обработке и описанию научно-технической документации. Фактически не упорядочена и не обработана научно-техническая документация в отраслях транспорта и связи, лесной и деревообрабатывающей промышленности, на предприятиях военно-промышленного комплекса. Слабо ведется эта работа в отраслях машиностроения и металлообработки (из 8,6 млн. ед. хр. описано 15,2 тыс. или 0,1%); химической и нефтехимической промышленности (из 3,1 млн. ед. хр. описано 69,5 тыс. единиц или 2,2%). Аналогичная ситуация с упорядочением научно-технической документации и в субъектах Российской Федерации. Например, в Республике Башкортостан из 1,2 млн. ед. хр. упорядочено только 8,7 тыс. или 0,7%. В Нижегородской области 0,07%; в Тамбовской 0,08%; в Ульяновской области 0,008%. От общего объема научно-технической документации, хранящейся в организациях, в настоящее время упорядочено и подлежит передаче на государственное хранение только 324,1 тыс. единиц хранения или 0,2%. Однако, даже эти незначительные объемы упорядоченных документов организации и учреждения отказываются передавать в государственные архивы. Например, не передают документы в специализированный Российский научно-технический центр космической документации (РНИЦКД); Ракетно-космическая корпорация им.С.П.Королева "Энергия", "КБ общего машиностроения"; в Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) и его филиал; "Гипронефть", "ССКТБ", "МСКБ автоматических линий и автоматических станков", "ВНИПэлектроуголь" и многие другие. Такое же положение наблюдается в регионах Российской Федерации. Отказываются передавать научно-техническую документацию в Санкт-Петербурге; "УГИОП", "ГОСНИОРХ", в Волгоградской области институты "Волгоградгражданпроект", "ГПКИ АСУ"; в Ярославской "НИИТТ", "Ярославльагропромпроект"; в Кировской - НПО "Луч", "Волговятгипромаз", в Курской - "Курскгражданпроект", в Брянской - "Брянский институт транспортного машиностроения", "Брянский технологический институт" и т.д. В результате, за последние три года имеет место резкое снижение приема научно-технической документации на государственное хранение. В ведомствах скопилось уже 14,0 млн. единиц хранения сверх установленного Положением об Архивном фонде Российской Федерации срока подлежащих экспертизе и передаче в государственные архивы. Наибольшие их объемы сосредоточены в таких укрупненных отраслях экономики как химия и нефтехимия - 1,2 млн. ед. хр.; машиностроение и металлообработка - 1,1 млн. ед. хр.; топливная промышленность - 215,7 тыс. ед. хр.; в отраслевых системах Роскоммаша - 367,7 тыс. ед. хр.; Роскомметаллургии - 360,6 тыс. ед. хр.; Роскомнефтепрома - 273,9 тыс. ед. хр., Минтолэнерго - 198,9 тыс. ед. хр., Госкомоборонпрома - 89,8 тыс. ед. хр. В субъектах Федерации наибольшие объемы научно-технической документации, хранящейся сверх срока в архивах организаций, имеют: Свердловская - 18,2 тыс. ед. хр., Кировская 12,1 тыс. ед. хр., Воронежская - 10,8 тыс. ед. хр. и другие области. Концентрация значительных объемов научно-технической документации на уровне ее ведомственного хранения сопровождается такими негативными факторами, как сокращение штатной численности архивных работников в службах научно-технической документации; возложение выполнения архивных функций на лиц, не имеющих соответствующей профессиональной подготовки; передача части архивных помещений коммерческим структурам и рассредоточением архивных документов по структурным и иным подразделениям; урезанием архивных помещений. Так, за период с 1991 по 1994 г. количество штатной численности архивных работников по Российской Федерации сократилось на 20%. В частности, в институте "Оргэнергострой", вместо 3 штатных сотрудников остался 1; в институте ВНИИАМ вместо 4 штатных сотрудников также остался 1 сотрудник; в институте Гипросвязь вместо 5 штатных сотрудников - осталось

3. За этот же период на 8% сократились помещения для хранения научно-технической документации в организациях и учреждениях. Переданы помещения под аренду коммерческим структурам в "НИИ кожевно-обувной промышленности", "ВНИИ атомного машиностроения", "ГИПРОцветметобработке", "ПКТИ мебели", "Гипрокино", "МОКБ металлургических станков", "ВНИИпромсырье". Особенно тревожная ситуация с документами сложилась в акционированных, приватизированных организациях, изменивших форму собственности. При ликвидации организаций и создании на их базе акционерных обществ и других организаций с негосударственной формой собственности, часто, не проводится инвентаризация научно-технической документации. В состав комиссий по передаче имущества и средств не включаются представители государственной архивной службы. Не предусмотрен порядок извещения архивных органов о предстоящей приватизации организаций-источников комплектования государственных архивов, об их ликвидации или банкротстве. Приватизированные и акционированные организации рассматривают научно-техническую документацию как свою собственность и отказываются передавать ее в государственные архивы, несмотря на то, что эти документы созданы еще государственными организациями, и, следовательно, за счет бюджетного финансирования. Между тем, отказ передавать документы противоречит Положению об Архивном фонде Российской Федерации, в котором установлено, что документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации не подлежат приватизации (пункт 1.1). Несвоевременная передача научно-технической документации на хранение в государственные архивы приводит к ее утрате в ведомствах. За последние годы утрачены в отраслях следующие объемы научно-технической документации постоянного срока хранения от принятых: в машиностроении и металлообработке - 4722 ед. хр.; в химии и нефтехимии - 1040 ед. хр.; топливной энергетике - 804 ед. хр. Зафиксировано уничтожение научно-технической документации, отнесенной к составу Архивного фонда Российской Федерации во многих организациях. Например, в Москве уничтожены документы в организациях: ВНИИКАнефтегаз (2016 ед. хр. за 1961-1980 гг.), в филиале института НИКТИД (2000 ед. хр. за 1967-1982 гг.), НИИуглемаш (500 ед. хр. за 1970-1982 гг.), Резинопроект (311 ед. хр. за 1962-1970 гг.). Много случаев уничтожения научно-технической документации и в регионах Российской Федерации. Например, в государственном проектном институте "Мурманскгражданпроект" по указанию заместителя директора по хозяйственной части была уничтожена без извещения государственного архива вся проектная документация, разработанная до 1960 г. Государственная архивная служба России, федеральные и местные государственные архивы принимают меры для улучшения существующего положения, однако, они не приносят серьезных позитивных изменений в вопросах отбора и передачи научно-технической документации на государственное хранение. В связи с изложенным полагаем, что защита государственных интересов требует принятия безотлагательных мер по обеспечению своевременного отбора и передачи научно-технической документации в государственные архивы. Конкретные предложения изложены в прилагаемом проекте Распоряжения Правительства Российской Федерации.

Руководитель службы - Главный государственный архивист России Р.Г.Пихоя

Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации Ю.Ф.Ярову

Уважаемый Юрий Федорович!

В Правительство Российской Федерации обратился Росархив (Р.Г.Пихоя) с предложением о принятии срочных мер по организа-

ции отбора и передачи научно-технической документации, входящей в состав Архивного фонда Российской Федерации и образующейся в процессе деятельности научно-исследовательских, проектно-конструкторских и других организаций, на государственное хранение.

Справочно: анализ, проведенный Росархивом в 1994 г., показал, что в этой сфере имеются серьезные нарушения, которые не только препятствуют эффективному использованию научно-технической документации, но и могут нанести невосполнимый ущерб научно-техническому и культурному потенциалу страны. Имеются факты того, что несвоевременная передача научно-технической документации на постоянное хранение в государственные архивы привела к ее утрате. Особенно сложная ситуация с документами складывается при изменении учреждениями, организациями и предприятиями формы собственности. Приватизированные и акционированные организации рассматривают научно-техническую документацию как свою собственность и отказываются передавать ее в государственные архивы.

Росархивом предлагается в этой связи принять специальное решение Правительства Российской Федерации (проект распоряжения прилагается), которым возложить на федеральные органы исполнительной власти организацию упорядочения, отбора и передачи на постоянное хранение в государственные архивы научно-технической документации, сроки хранения которой в ведомствах истекли. Федеральным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации рекомендуется осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них обязательств, касающихся обеспечения сохранности научно-технической документации. Одновременно предлагается приватизированным и акционированным организациям, учреждениям и предприятиям организовать передачу в государственные архивы научно-технической документации, созданной за счет бюджетного финансирования. Проработка Департаментом культуры совместно с Юридическим управлением указанного проекта показала, что вопросы государственной регистрации учредительных документов на приобретение права юридического лица не относятся к компетенции органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Правительство Российской Федерации не уполномочено давать поручения негосударственным организациям, учреждениям и предприятиям. Учитывая изложенное, Департамент культуры полагает целесообразным поручить федеральным органам исполнительной власти и рекомендовать органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации рассмотреть вопросы обеспечения временного хранения, организации отбора и передачи на постоянное хранение в государственные архивы научно-технической документации в учреждениях, организациях и предприятиях, в порядке, установленном Росархивом. Одновременно считаем необходимым поручить Госкомимуществу России совместно с Росархивом разработать меры, исключающие нарушение законодательства в области архивного дела в отношении научно-технической документации при проведении акционирования и приватизации государственных и муниципальных предприятий, и при необходимости внести предложения. С Росархивом (В.А.Еремченко) согласовано.

Зам.начальника Департамента культуры С.Ю.Лимонов