Текст очень длинный, поэтому разбит на части. Часть 2 из 2.
8.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте. Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. 8.40. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки). Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления. Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела. Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела. 8.41. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало. Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле. В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления. Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.42. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках. 8.43. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации осуществляется структурным подразделением организации - владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы. 8.44. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами: конвертация электронного документа в формат архивного документа<33>; формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A<32>; формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения; миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно-коммуникационным каналам; проверка воспроизводимости электронных документов; проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ; подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации. _____________ <33> Пункт 4.34 Правил хранения.
8.45. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами<32>, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах. 8.46. Описи дел составляются в структурных подразделениях организации под методическим руководством Службы делопроизводства. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам). Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами хранения<34>. ___________ <34> Приложения № 23, 24 к Правилам хранения.
По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив организации. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются. При наличии в организации СЭД описи дел формируются в системе. 8.47. Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.48. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела; примечания. 8.49. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний"); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий. 8.50. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.51. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации. 8.52. При составлении описи электронных дел в опись включаются: порядковый номер электронного дела по описи; индекс электронного дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела; объем электронного дела в Мб; примечания. В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. 8.53. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и Службой делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления. 8.54. Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов). 8.55. Дела передаются на хранение в архив организации в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и согласованным с руководителями структурных подразделений.
8.56. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются в архив организации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве. 8.57. Передача дел в архив организации производится по описям дел структурных подразделений. 8.58. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок. 8.59. Прием каждого дела в архив организации производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника (делопроизводителя) структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела. 8.60. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах. 8.61. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 8.62. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Правилами хранения)<35>. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. 8.63. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года. 8.64. Дела с отметкой "ЭПК"<36> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. __________ <35> Приложение № 21 к Правилам хранения. <36> Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".
Остальные документы дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
8.65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу. 8.66. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены. 8.67. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста Службы делопроизводства, и датой: "Уничтожено. См. акт № _________ от ______. Подпись, инициалы, фамилия". 8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий. 8.69. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
IX. Организация доступа к документам и их использования
9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются. 9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца. Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев. При необходимости срок использования документов может быть продлен. 9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении. 9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела. На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа. После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.
9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции. 9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе. Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 - 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом. 9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат. 9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций. 9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. 9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются. 9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел). 9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. 9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей
10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации. 10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков. 10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии. Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.
10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам. 10.5. Служба делопроизводства организации: оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии; осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации; осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов<37>. 10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации"<38> и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - печать организации). В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков. В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц. Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц<39>, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации. 10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования"<40>. ____________ <37> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации может быть предусмотрено ведение учета бланков документов. <38> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30, ст. 4022; 2014, № 11, ст. 1088; 2017, № 52, ст. 7916). <39> С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 1994, № 32, ст. 3301; 2011, № 15, ст. 2038). <40> ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями № 1 - 4.
10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации. Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении. 10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции. 10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации. 10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.
10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров). 10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации. 10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов. 10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации. 10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее - электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи"<41>. 10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий: ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван); подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе; дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД; электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками. 10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД. 10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ведет учет ключей электронных подписей<42> в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале. 10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.
10.21. Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации. __________ <41> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988; 2013, № 14, ст. 1668; № 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3390; 2016, № 1, ст. 65; № 26, ст. 3889). <42> Виды электронных подписей, используемых в организации, устанавливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте.
______________
Приложение № 1 рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти УТВЕРЖДАЮ Федеральное бюджетное учреждение Директор ФБУ "НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ "Наименование организации" ЦЕНТР Подпись И.О.Фамилия "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" Дата (ФБУ "НИЦ ...") ПОЛОЖЕНИЕ ______________ № _____________ об отделе научно-технической информации Москва
1. Общие положения
1.1. Отдел научно-технической информации (далее - ОНТИ) является самостоятельным структурным подразделением ФБУ "Наименование организации", осуществляющим информационное обслуживание научно-исследовательских и проектных подразделений и организаций научно-методической информацией по науке и научно-технической политике ... 1.2. ОНТИ возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется заместителю директора ФБУ "Наименование организации", курирующему деятельность ОНТИ. 1.3. Заведующий ОНТИ назначается на должность и освобождается от должности приказами директора ФБУ "Наименование организации" в соответствии с заключенным трудовым договором по представлению заместителя директора ФБУ "Наименование организации", курирующего деятельность ОНТИ. 1.4. ОНТИ состоит из четырех структурных подразделений: сектора информационного обеспечения и ведения справочно-информационного фонда, сектора зарубежной научно-технической информации в сфере инноваций, сектора электронных ресурсов научно-технической информации и редакционно-издательского сектора. 1.5. Реорганизация и ликвидация ОНТИ проводится приказами директора ФБУ "Наименование организации" ...
_______________
Приложение № 2 рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение
"НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ"
(ФБУ "НИЦ ...")
ПРИКАЗ
25 октября 2017 г. № 125
Москва
О создании экспертной комиссии и утверждении положения о ней
В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности ФБУ "Наименование организации", соблюдения требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела ... п р и к а з ы в а ю: 1. Создать экспертную комиссию ФБУ "Наименование организации" в составе: председатель - зам. генерального директора Фамилия И.О.; секретарь - делопроизводитель Фамилия И.О.; члены: начальник общего отдела Фамилия И.О., заместитель заведующего планово-экономическим отделом Фамилия И.О., заместитель главного бухгалтера Фамилия И.О., заведующий отделом кадров Фамилия И.О., заведующий отделом инновационных технологий Фамилия И.О., заведующий отделом экспериментальных исследований Фамилия И.О. 2. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение).
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Фамилия И.О.
Директор Подпись И.О.Фамилия
______________
Приложение № 3 рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение
"НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" (ФБУ "НИЦ...")
РАСПОРЯЖЕНИЕ
________________ № __________
Москва
О подготовке предложений к плану НИОКР на 2018 г.
В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета: 1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017. 2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017. 3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И.О.
Директор Подпись И.О.Фамилия
______________
Приложение № 4 рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение
"НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" (ФБУ "НИЦ...")
ПРОТОКОЛ
________________ № __________
Москва
заседания дирекции
Председательствующий - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: 17 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы ... Доклад заместителя директора Фамилия И.О. 2. ...
1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - краткая запись выступления. Фамилия И.О. - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ) 1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федеральной целевой программы ... 1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы ... 2. ...
Председательствующий Подпись И.О.Фамилия
Секретарь Подпись И.О.Фамилия
______________
Приложение № 5 рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение
"НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" (ФБУ "НИЦ...")
ПРОТОКОЛ
________________ № __________
Москва
оперативного совещания у заместителя директора центра
Заместитель директора - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. ...
1. Об организации обследования по теме НИОКР ... _______________________________________________________________ (Фамилия И.О.*, Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
1. Установить, что ... 2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль ....
2. Об участии в заседании рабочей группы по ... _______________________________________________________________ (Фамилия И.О.*, Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о ....
Заместитель директора Подпись И.О.Фамилия
Секретарь Подпись И.О.Фамилия _______________ * Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем - фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.
_______________
Приложение № 6 рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение "НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ Ректору ЦЕНТР (Наименование учебного заведения) "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" Фамилия И.О. (ФБУ "НИЦ ...") Почтовый адрес Ленинский просп., д. 83, Москва, 117296 тел. (495) 934-23-23; тел./факс (495) 718-30-23 e-mail: mail@techno.ru; http://www.innovation.ru ОКПО 02842709; ОГРН 1027700380724; ИНН/КПП 7708033109/771001024
30.08.2017 № 01-22/345 На № __________ от ____________ Об участии в анкетировании
Уважаемый Имя, Отчество!
Предлагаем Вам принять участие в анкетировании образовательных организаций, осуществляющих подготовку специалистов по инженерным специальностям. Анкетирование проводится нами в целях сбора информации о вузах, выпускающих специалистов необходимых нам специальностей, которых в дальнейшем можно было бы привлекать для прохождения производственной практики и пополнения штата специалистов на предприятиях отрасли. Заполненную анкету просим выслать в наш адрес. Приложение: Анкета на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
Директор д.т.н., профессор Подпись И.О.Фамилия
Фамилия, имя, отчество, референт директора (495) 934-23-23; mail@techno.ru
_____________
Приложение № 7 рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение "НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР "НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ" (ФБУ "НИЦ ...")
АКТ
05.08.2017 № 5
Москва
проверки технического состояния оргтехники
Основание: приказ ФБУ "НИЦ ..." от 30.07.2017 № 89 "О проверке технического состояния оргтехники, используемой отделом делопроизводства". Составлен: зам. начальника информационно-технического отдела Фамилия И.О.; начальником административно-хозяйственной службы Фамилия И.О., зав. отделом делопроизводства Фамилия И.О. В ходе проверки технического состояния оргтехники отдела делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено ... Проверкой признаны непригодными для эксплуатации: ...
Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
_________________
Приложение № 8 рекомендуемый образец
ОТДЕЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Директору ФБУ "НИЦ ..." 10 октября 2017 г. № 35 Фамилия И.О.
Об увеличении штатной численности подразделения
Уважаемый Имя Отчество!
В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с .... прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на одну должность специалиста 2-й категории.
С уважением,
Зав. отделом Подпись И.О.Фамилия
____________
Приложение № 9 рекомендуемый образец
Кому: Руководителям управлений и отделов
От: Фамилия И.О., руководитель административно-хозяйственной службы
Дата: 17 апреля 2017 г.
Тема: Подача заявок на автотранспорт
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В целях повышения эффективности использования и сокращения простоев автотранспортных средств центра прошу руководителей подразделений подавать заявки на автотранспортные средства не позднее 15:00 дня, предшествующего поездке.
Руководитель административнохозяйственной службы И.О.Фамилия
_______________
Приложение № 10
Примерный перечень утверждаемых документов
1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций). 2. Графики работ, отпусков, сменности. 3. Инструкции, должностные инструкции.
4. Классификаторы информации, документов. 5. Методические рекомендации, методические указания и методики. 6. Номенклатура дел организации. 7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии). 8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу). 9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов). 10. Политики. 11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации). 12. Порядки. 13. Правила. 14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов). 15. Стандарты организации. 16. Уставы. 17. Унифицированные формы документов. 18. Штатное расписание.
_______________
Приложение № 11
Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации
1. Архивная справка. 2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы). 3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации. 4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции. 5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты). 6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями). 7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк). 8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, - по необходимости). 9. Удостоверения работников.
_________________
Приложение № 12
Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов<43>
1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства. 2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные). 3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации. 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата. 6. Конкурсная документация. 7. Научно-техническая и проектная документация. 8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично". 9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты. 10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 11. Прейскуранты. 12. Пригласительные билеты, приглашения. 13. Программы конференций, совещаний. 14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты). 15. Учебные планы, программы. 16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности. ______________ <43> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.
_________________