Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

12 Статьи 5, 6 Федерального закона от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 1, ст. 65; 2016, № 26, ст. 3889) (далее - Федеральный закон № 63-ФЗ); постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 "Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 "Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); от 25 декабря 2014 г. № 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее - постановление № 1494). III. Организация документооборота 3.1. В процессе документооборота обеспечивается: прием и первичная обработка входящих документов; предварительное рассмотрение входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; рассмотрение документов руководством; доведение документов до исполнителей; подготовка проектов документов; согласование проектов документов; подписание проектов документов; определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело; обработка и отправка исходящих документов. 3.2. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД. Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли. 3.3. Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК). 3.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления. При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется государственным органом, органом местного самоуправления, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года. 3.6. В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются: документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии); документы организаций; парламентские запросы и ответы на них; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них; обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов. 3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее - Портал государственных услуг). 3.8. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота13. 3.9. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. Прием и первичная обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных (муниципальных) услуг может осуществляться иным структурным подразделением государственного органа, органа местного самоуправления. 3.10. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей: проверку правильности доставки документов; проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций); проверку целостности входящих документов, включая приложения; уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов); 3.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

3.12. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение. 3.13. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются: с отметкой "Лично" - непосредственно адресату; с грифами ограничения доступа - в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера. 3.14. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства. 3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления. 3.16. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в сети "Интернет", Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг. 3.17. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации14, за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия15 и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию. 3.18. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа. 3.19. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе. 3.20. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях. 3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

3.22. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное. 3.23. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер. 3.24. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа. 3.25. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа может использоваться штриховое кодирование. 3.26. Регистрация (учет) электронных документов в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления - участника МЭДО осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, учитывающей требования, установленные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота16. ________________________ 13 Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314). 14 Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293). 15 Постановление № 1494. 16 3.27. Документы на иностранных языках, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления после регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения. 3.28. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления, подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения. Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления, может быть конкретизирован в инструкции по делопроизводству. Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно. 3.29. Результаты рассмотрения документа руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений). Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

3.30. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей - по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в Службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления. 3.31. Структурные подразделения (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом. 3.32. После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, а в случае смены ответственного исполнителя (исполнителя) в ходе исполнения документа - уведомление об изменении хода исполнения17. ______________________ 17 3.33. Документы, подготовленные в государственном органе, органе местного самоуправления, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления. При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа. Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления. 3.34. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе. 3.35. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день. 3.36. При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию18. ________________ 18 3.37. ЭРК, созданная в СЭД при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе. Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

3.38. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи19, при отправке спецсвязью - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи. _____________________ 19 Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893). 3.39. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации). Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. 3.40. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию20. Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав. ________________ 20 3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления. 3.42. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день. 3.43. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 3.44. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. 3.45. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме21. __________________ 21 Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

3.46. По выбору заявителей государственный орган, орган местного самоуправления предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности22. _____________________ 22 Федеральный закон № 63-ФЗ; пункты 2, 3 Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. № 516 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 25, ст. 3803). 3.47. Государственный орган, орган местного самоуправления обязан предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов посредством Портала государственных услуг в соответствии с Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное. 3.48. На поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа, органа местного самоуправления в сети "Интернет"23. ___________________ 23 Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ. 3.49. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов. 3.50. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами, проекты правовых актов передаются на подпись руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу. 3.51. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день. В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа. 3.52. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с пунктами 6.23 - 6.24 Правил делопроизводства. Исполнители и лица, назначенные в качестве исполнителей, должны быть проинформированы о подписанных приказах, распоряжениях. 3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.

3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления. Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления. 3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) - в подразделении, подготовившем документ. 3.56. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования. 3.57. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм. 3.58. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. 3.59. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год). IV. Управление документами в системе электронного документооборота 4.1. Доступ к работе в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления должны иметь только зарегистрированные пользователи. 4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой. 4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством государственного органа, органа местного самоуправления или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе: 1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента); 2) наименование вида документа24; 3) дата документа; 4) регистрационный номер документа; 5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; 6) дата поступления документа; 7) входящий регистрационный номер; 8) способ доставки документа; 9) заголовок к тексту (краткое содержание документа); 10) количество листов основного документа; 11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений); 12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи); 13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения); 14) срок исполнения документа; 15) индекс дела по номенклатуре дел; 16) сведения о переадресации документа; 17) отметка о контроле; 18) гриф ограничения доступа к документу; 19) сведения об электронной подписи; 20) результат проверки электронной подписи25; 21) электронный адрес корреспондента; 22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу. 4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе: 1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - адресата; 2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; 3) наименование вида документа26; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) заголовок к тексту (краткое содержание документа); 7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи); 8) количество листов основного документа; 9) индекс дела по номенклатуре дел; 10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений); 11) гриф ограничения доступа к документу; 12) подразделение - ответственный исполнитель документа; 13) сведения об электронной подписи; 14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу; 15) электронный адрес корреспондента; 16) способ доставки документа адресату.

4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе27: 1) наименование подразделения, подготовившего проект документа; 2) наименование вида документа60; 3) дата документа; 4) регистрационный номер документа; 5) гриф ограничения доступа к документу; 6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; 7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи); 8) заголовок к тексту (краткое содержание документа); 9) подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа; 10) количество листов основного документа; 11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений); 12) индекс дела по номенклатуре дел; 13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения); 14) отметка о контроле; 15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу. _____________________ 24 Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД. 25 Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью. 26 Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД. 27 Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа. 4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения: 1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина; 2) наименование организации - адресата; 3) дата обращения гражданина, организации; 4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций); 5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения); 6) дата поступления обращения гражданина, организации; 7) входящий регистрационный номер; 8) краткое содержание обращения гражданина, организации; 9) количество листов основного документа; 10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений); 11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное); 12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции); 13) срок исполнения документа; 14) индекс дела по номенклатуре дел; 15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации; 16) отметка о контроле; 17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью); 18) результат проверки электронной подписи28; 19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации); 20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации); 21) вопрос по тематическому классификатору; 22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение. ____________________ 28 Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью. 4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

4.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений. При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей. 4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе: классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления; справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами). V. Контроль исполнения документов (поручений) 5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения. 5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется: исполнения документов (поручений) по существу - руководителем, иными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления; сроков исполнения документов (поручений) - Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. 5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно. Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации"29. ___________________ 29 Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880). 5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль; проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений); снятие с контроля документов (поручений); учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений); информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины. 5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу. 5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа30. Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

5.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день31. _____________________ 30