Приказ Федеральной таможенной службы от 09.09.2025 г. № 847 (Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru) от 14.10.2025 г., ст. 0001202510140004)
Исходная редакция
Министерство юстиции Российской Федерации ЗАРЕГИСТРИРОВАНО Регистрационный № 83828 от 13 октября 2025 г.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
Москва
9 сентября 2025 г. № 847
Об утверждении Порядка ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации
В соответствии с пунктом 3 статьи 24 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации" приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации.
2. Установить, что личные дела сотрудников таможенных органов Российской Федерации, оформленные до вступления в силу настоящего приказа, переоформлению не подлежат.
И.о. руководителя генерал-полковник таможенной службы А.В.Повод
УТВЕРЖДЕН приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847
Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации
1. Ведение личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации1 осуществляется:
Главным управлением государственной службы и кадров ФТС России - в отношении сотрудников, замещающих должности в центральном аппарате ФТС России, представительствах (представителей) таможенной службы Российской Федерации в иностранных государствах, специализированных таможенных органах, расположенных за пределами территории Российской Федерации;
кадровыми подразделениями региональных таможенных управлений - в отношении сотрудников, замещающих должности в региональных таможенных управлениях, а также в оперативных таможнях, находящихся в регионе деятельности региональных таможенных управлений;
кадровыми подразделениями таможен - в отношении сотрудников, замещающих должности в таможнях и на подчиненных им таможенных постах;
кадровыми подразделениями таможенных постов, являющихся юридическими лицами, - в отношении сотрудников, замещающих должности на таможенных постах, являющихся юридическими лицами;
кадровыми подразделениями учреждений, находящихся в ведении ФТС России2, - в отношении сотрудников, замещающих должности в учреждениях.
______________________________
1 Далее соответственно - личное дело, сотрудник, таможенный орган.
2 Далее - учреждение.
2. Личное дело (рекомендуемый образец приведен в приложении № 1 к настоящему Порядку) состоит из пяти частей, каждая из которых является его неотъемлемой частью и вшивается в личное дело.
3. Каждая часть личного дела должна содержать опись документов (копий документов) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к настоящему Порядку).
4. К первой части личного дела приобщаются следующие документы:
кадровая справка, содержащая актуальные сведения о сотруднике;
согласие на обработку персональных данных, составленное по типовой форме, утвержденной приказом ФТС России от 7 июля 2014 г. № 1309 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 августа 2014 г., регистрационный № 33500);
лист ознакомления с личным делом (рекомендуемый образец приведен в приложении № 3 к настоящему Порядку).
5. Ко второй части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):
контракт о службе в таможенных органах, дополнительные соглашения к нему;
трудовой договор, заключенный на период прохождения испытания при приеме на службу в таможенные органы;
копия должностной инструкции.
6. К третьей части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):
документы о прохождении испытания при приеме на службу в таможенные органы;
копия приказа (выписка из приказа) о приеме на службу в таможенные органы (о назначении на должность);
представление к присвоению специального звания сотрудника;
копия приказа (выписка из приказа) о присвоении специального звания сотрудника;
копия приказа (выписка из приказа) о награждении и поощрении;
копия приказа (выписка из приказа) о присвоении квалификационного звания;
копия приказа (выписка из приказа), изданного по результатам служебной проверки, проводимой в отношении сотрудника;
копия приказа (выписка из приказа) о наложении (снятии) дисциплинарного взыскания;
копия приказа (выписка из приказа) об объявлении актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в отношении сотрудника;
отзыв о служебной деятельности (характеристика);
аттестационный лист сотрудника;
документы, связанные с оформлением допуска сотрудника к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей сотрудника связано с использованием таких сведений;
копия приказа (выписка из приказа) о зачислении сотрудника в распоряжение таможенного органа;
копия приказа (выписка из приказа) об увольнении со службы в таможенных органах;
иные документы, связанные с прохождением сотрудником службы в таможенных органах.
7. К четвертой части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):
анкета для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации, сообщения об изменении сведений, содержащихся в ней, заполненные по формам, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 10 октября 2024 г. № 870 "О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации";
автобиография;
заявления, связанные с прохождением службы в таможенных органах;
результаты проверки сведений и документов, указанных в пункте 3 статьи 6 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации";
сведения о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации;
бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником;
сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых сотрудник размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать;
иные документы, связанные с поступлением на службу в таможенные органы, изучением сведений о кандидате, поступающем на службу в таможенные органы (сотруднике).
8. К пятой части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):
копия паспорта гражданина Российской Федерации;
копия паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации;
копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе;
копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации;
копии документов об образовании и (или) о квалификации;
копии документов о присвоении ученой степени, ученого звания;
копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;
копия заключения о выдаче (об отказе в выдаче) удостоверения ветерана боевых действий;
справки о прохождении ежегодной диспансеризации;
заключение военно-врачебной комиссии о категории годности к службе в таможенных органах;
справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну;
информация о результатах проверок соблюдения сотрудником ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и (или) исполнения им обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами, а также контроля за расходами сотрудника;
копии протоколов (выписки из них) проведенных в отношении сотрудника заседаний соответствующей комиссии по рассмотрению вопросов соблюдения им требований к служебному поведению и (или) требований об урегулировании конфликта интересов;
копии мотивированных заключений по результатам рассмотрения представленных сотрудником уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;
заявление, мотивированное заключение и иные материалы, связанные с рассмотрением заявления сотрудника о разрешении на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией;
справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, к личному делу не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне.
10. Документы (копии документов), приобщенные к соответствующим частям личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.
11. Копии документов таможенного органа, учреждения, приобщенные к личному делу, заверяются должностными лицами кадровых подразделений таможенных органов, учреждений с проставлением подписи, расшифровки подписи (фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии), даты заверения и печати кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.
12. Документы (копии документов) подшиваются в личное дело на четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке документов (копий документов) к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются.
13. На оборотной стороне титульной стороны обложки личного дела в специальном конверте помещается фотография сотрудника в цветном исполнении размером 9 x 12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас в форменной одежде без головного убора. Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию сотрудника.
На оборотной стороне фотографии указываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника.
Фотография заверяется на оборотной стороне должностным лицом кадрового подразделения таможенного органа, учреждения с проставлением подписи, расшифровки подписи (фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии), даты заверения и печати кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.
14. Документы (копии документов), приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в порядке возрастания в правом верхнем углу, не задевая текста документов (копий документов), черным графическим карандашом по мере поступления. Каждая часть личного дела нумеруется отдельно.
Конверты с вложениями, подшитые в личное дело, нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.
Каждый документ учитывается в описи документов (копий документов) соответствующей части личного дела. Листы описи документов (копий документов) нумеруются отдельно.
15. Личное дело формируется в томах. Объем одного тома личного дела не должен превышать 250 листов. Документы (копии документов) личных дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно.
16. Учет личных дел ведется в журнале учета личных дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к настоящему Порядку).
Номер, за которым в журнале учета личных дел зарегистрировано личное дело, проставляется на титульной стороне обложки личного дела.
17. Личные дела подлежат регистрации в журнале учета личных дел не позднее 10 рабочих дней со дня приема гражданина на службу в таможенные органы (получения личного дела из другого таможенного органа, учреждения в случае назначения сотрудника в таможенный орган, учреждение в порядке перевода по службе или из созданного в центральном аппарате ФТС России архива личных дел должностных лиц таможенных органов (далее - архив) при приеме гражданина на службу в таможенные органы вновь).
18. Личные дела хранятся в специально оборудованном помещении в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования либо иных негативных факторов, влияющих на их сохранность и целостность.
19. Сотрудник имеет право на ознакомление с материалами его личного дела, а также на приобщение к нему письменных объяснений.
20. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения таможенного органа, учреждения в присутствии должностного лица кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.
21. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода по службе в другой таможенный орган, учреждение, высылаются к новому месту службы в течение 10 рабочих дней со дня получения приказа таможенного органа, учреждения о назначении сотрудника на должность.
22. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в таможенных органах, подлежат передаче на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после их увольнения со службы в таможенных органах.
23. При приеме гражданина на службу в таможенные органы вновь личное дело в течение 10 рабочих дней со дня его приема запрашивается таможенным органом, учреждением, в котором проходит службу сотрудник, в таможенном органе, учреждении по последнему месту службы сотрудника или в архиве.
Личное дело сотрудника, указанное в абзаце первом настоящего пункта, направляется таможенным органом, учреждением или архивом в течение 10 рабочих дней со дня поступления запроса.
24. При направлении личного дела в другой таможенный орган, учреждение или в архив личное дело подлежит полному оформлению, которое предусматривает нумерацию листов личного дела, составление внутренней описи документов личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к настоящему Порядку), составление листа-заверителя личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к настоящему Порядку), оформление обложки личного дела, подшивку или переплет документов личного дела.
Приложение № 1 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847
Рекомендуемый образец
Формат не более 220 х 330 мм
(Титульная сторона обложки)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
__________________________________________________________________________
(указывается наименование таможенного органа Российской Федерации, учреждения, находящегося в ведении ФТС России)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
№ ________
__________________________________________________________________________
(указывается фамилия сотрудника таможенного органа Российской Федерации)
__________________________________________________________________________
(указываются имя, отчество (при наличии) сотрудника таможенного органа Российской Федерации)
Начато:
Окончено:
На ______ листах
Хранить ________
(Оборотная сторона обложки)
Место для специального конверта с фотографией
(Титульная сторона обложки части 1)
ЧАСТЬ 1
(Оборотная сторона обложки части 1)
Опись документов
№ п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)
12345
(Титульная сторона обложки части 2)
ЧАСТЬ 2
(Оборотная сторона обложки части 2)
Опись документов (копий документов)
№ п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)
12345
(Титульная сторона обложки части 3)
ЧАСТЬ 3
(Оборотная сторона обложки части 3)
Опись документов (копий документов)
№ п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)
12345
(Титульная сторона обложки части 4)
ЧАСТЬ 4
(Оборотная сторона обложки части 4)
Опись документов (копий документов)
№ п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)
12345
(Титульная сторона обложки части 5)
ЧАСТЬ 5
(Оборотная сторона обложки части 5)
Опись документов (копий документов)
№ п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)
12345
Приложение № 2 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847
Рекомендуемый образец
Опись документов (копий документов)
№ п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)
12345
Приложение № 3 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847
Рекомендуемый образец
Лист ознакомления с личным делом
№ п/п Фамилия, имя, отчество (при наличии), занимаемая должностьДата ознакомления, подпись
123
Приложение № 4 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847
Рекомендуемый образец
Журнал учета личных дел
№ п/пНомер личного делаФамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника таможенного органа Российской ФедерацииОтметка о движении личного дела
123
4
Приложение № 5 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847
Рекомендуемый образец
ВНУТРЕННЯ ОПИСЬ документов личного дела № __________
№ п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)
12345
Итого ____________________________________________________________________.
(указывается количество документов и листов цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________________.
(указывается цифрами и прописью)
__________________________
(указывается наименование должности должностного лица, составившего внутреннюю опись документов личного дела)
______________
(подпись)
____________________________
(указывается фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии) должностного лица, составившего внутреннюю опись документов личного дела)
"___" _____________ 20__ г.
(указывается дата составления внутренней описи документов личного дела)
Приложение № 6 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847
Рекомендуемый образец
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ личного дела № ____
В личном деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,
в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________;
листы внутренней описи _____________________________________________________.
Особенности физического состояния и формирования личного делаНомера листов
12
__________________________
(указывается наименование должности должностного лица, составившего лист-заверитель личного дела)
______________
(подпись)
____________________________
(указывается фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии) должностного лица, составившего лист-заверитель личного дела)
"___" _____________ 20__ г.
(указывается дата составления листа-заверителя личного дела)