Как выстроить систему контроля дебиторской задолженности

Это риск, который нужно управлять с момента подписания договора. Козлов отмечает, что хаотичные действия, когда юрист подключается только в критической ситуации, приводят к потере доказательств и истечению сроков исковой давности. Поэтому эффективное взыскание строится на трех блоках: профилактике, учете и пошаговой работе с просрочкой.

Профилактика риска

Лучший способ взыскать долг — не допустить его возникновения. Перед крупной сделкой нужно проверить контрагента: выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, картотеку арбитражных дел, реестр недобросовестных поставщиков, банкротные реестры и базу ФССП на наличие исполнительных производств.

Договор должен содержать конкретные даты оплаты, неустойку за просрочку, право приостановлять отгрузку и односторонне отказываться от сделки при существенной задержке. Желательно включить обеспечительные механизмы: задаток, поручительство или банковскую гарантию.

Внутри компании должна работать кредитная политика. Она определяет, кому давать отсрочку, каковы лимиты долга и кто принимает решения. Документ не обязан быть сложным, но сотрудники должны следовать ему, а не решать каждый случай вручную.

Учет и сверка

Учет долга — это управленческая задача, а не просто бухгалтерские проводки. Ведется реестр, где указаны реквизиты договора, сумма, даты, статус работы с должником и ответственный сотрудник. Документация должна собираться сразу: подписанные накладные, акты, переписка. В суде без этих бумаг факт поставки доказывать сложнее и дороже.

Акт сверки подтверждает сумму долга и прерывает срок исковой давности. Направляйте его регулярно. Если контрагент отказывается подписывать, отправляйте заказным письмом и сохраняйте доказательства отправки.

Работа с просрочкой

Сначала — напоминание: звонок или письмо с уточнением сроков. Любые обещания отложить оплату оформляйте письменно, с графиком платежей. Далее — официальная претензия с расчетом неустойки и предупреждением о суде. Для арбитражных споров это обязательный этап. Если есть риск вывода активов, сразу подавайте ходатайство об обеспечительных мерах.

После этого следует суд и исполнительное производство. Козлов советует пробовать прямое взыскание через банк должника, это часто быстрее работы с приставами. На одних обещаний полагаться нельзя.