Спецжидкости для авто учитывают в бухучете на счете 10.3 по ФСБУ 5/2019

Антифриз, тосол и тормозную жидкость в бухгалтерском учете классифицируют как горюче-смазочные материалы (ГСМ). Это ресурсы в материальной форме, которые расходуют в процессе работы компании. Единого перечня материальных запасов в нормативных документах нет, но ФСБУ 5/2019 устанавливает критерии: материалы относят к запасам, если они потребляются в течение 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла (п. 3 стандарта).

К группе ГСМ относят не только топливо (бензин, дизель), но и технические жидкости для всех видов транспорта: легковых и грузовых автомобилей, автобусов, спецтехники. Бюджетные учреждения руководствуются федеральным стандартом «Запасы», утвержденным приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н.

Антифриз чаще всего учитывают по субсчету 10.3.1.

Приход материалов по дебету отражают на основании первичных документов, которыми материально ответственные лица оприходовали поступление. Списание по кредиту проводят по накладным, ведомостям учета выдачи или лимитно-заборным ведомостям. Аналитику ведут по лицам, ответственным за хранение, а также по видам и маркам жидкостей.

В бюджетных учреждениях проводки отличаются. ГСМ учитывают на счете 0 105 33 000 согласно единому плану счетов, утвержденному приказом Минфина России от 30.08.2024 № 121н. Стоимость определяют как сумму фактических вложений, включая НДС. При списании сверхнормативных затрат, если виновного не нашли, делают проводку Дт х 401 10 172 Кт х 105 33 443.

Расходы на ГСМ для целей налогообложения прибыли и на упрощенной системе налогообложения не нормируют. Затраты учитывают в полном объеме, что подтвердил Минфин в письме от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832. Однако, если компания добровольно установила локальные нормы, сверхнормативный расход можно признать в расходах обычным порядком, если он обоснован (письмо УМНС по г. Москве от 05.02.2003 № 26-12/7430).

Если перерасход возник по вине конкретного лица, ущерб учитывают во внереализационных расходах после его возмещения (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Если виновный не найден, расходы списывают во внереализационные при документальном подтверждении отсутствия виновного (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, письмо Минфина от 20.08.2019 № 03-03-06/1/63646).

Базовый показатель нормы расхода на 100 км пробега содержит распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. При отклонениях от локальных норм бухгалтер анализирует причины и списывает сверхнормативные затраты либо в расходы по обычным видам деятельности, либо на счета виновных лиц, либо в прочие расходы.