Как меняется штатное расписание: сроки, уведомления и хранение документов

Штатное расписание — не статичный документ, а инструмент управления структурой компании. Его составляют по унифицированной форме Т-3 или по собственному шаблону, утверждая приказом руководителя. Поскольку бизнес меняется, документ корректируют в любое время: закон не ограничивает частоту таких изменений. Роструд подтверждает это в письме от 22.03.2012 № 428-6-1: сведения в штатке должны всегда соответствовать другим трудовым актам.

Когда приказ об изменениях нужно издать заранее

Ключевой момент — сроки. Если же речь идет о вакантных должностях — новых подразделениях или позициях, на которые никто не зачислен, — уведомлять кого-либо не требуется.

Как оформляются поправки

Унифицированной формы приказа об изменении штатного расписания не существует, документ составляют в свободной форме на фирменном бланке. В тексте указывают основание для изменений (реорганизация, оптимизация структуры, введение профстандартов), сами правки и поручения ответственным лицам. Подписывает акт директор предприятия либо уполномоченное на это лицо. Изменения можно вносить двумя способами: редактировать действующий документ или утверждать новый. Оба варианта допустимы. При добавлении новой штатной единицы в приказе обязательно указывают наименование должности и количество единиц.

Важно не держать в штатке резервные места. Если сотрудник уволился, а кандидат еще не найден, должность лучше временно исключить из документа — это проще, чем вести «пустую» единицу и при этом соблюдать обязанность по уведомлению службы занятости.

Хранение и учет документов

Приказы по штатному расписанию относятся к локальным актам, содержащим персональные данные (размеры окладов), поэтому их рекомендуется хранить в отдельной подшивке с ограниченным доступом.

Дополнительная обязанность работодателя: согласно статье 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», наличие вакантных должностей нужно ежемесячно сообщать в органы службы занятости.